15.120.0023 Fredy Winarto, Sistem Pembelian Barang Secara Tunai, Kredit, & Tempo

Tugas Pengantar Teknologi Informasi (PTI)

Sistem Informasi Pembelian Barang Secara Tunai, Kredit & Tempo

v Pada prakteknya, pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dapat dikategorikan sebagai berikut :

1.      Berdasarkan jangka waktu pembayaran terdiri atas :

a.   Pembelian Tunai, yang jangka waktu pembayarannya sangat singkat  ataupun   bersamaan dengan terjadinya penerimaan barang.

b.   Pembelian Kredit, yang jangka waktu pembayarannya lebih lama misalnya 1 bulan, 2 bulan atau sesuai perjanjian.

2.      Berdasarkan jumlah barang yang dibeli, terdiri atas :

a.    Pembelian grosir, yaitu pembelian dalam jumlah banyak. Karena nilai pembeliannya juga cukup besar, maka pada umumnya pembelian grosir bersifat kredit.

b.    Pembelian eceran, yaitu pembelian dalam jumlah sedikit. Karena nilai pembeliannya juga relatif sedikit, maka pada umunya pembelian eceran bersifat tunai.

v Fungsi dalam Sistem Akuntansi Pembelian Tunai & Kredit :

1.          Fungsi gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2.          Fungsi pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3.          Fungsi penerimaan

Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

v Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian tunai dan kredit :
·         Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
·         Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan dipilih sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
·         Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
·         Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut.
·         Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
·         Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

v Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian barang dagangan adalah :

a.      Surat permintaan pembelian

Surat permintaan pembelian berisi antara lain mengenai :

* nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta

* kapan barang yang bersangkutan harus sudah diterima.

b.      Surat permintaan penawaran harga

Surat permintaan penawaran harga berisi antara lain mengenai :

* nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta

* tanggal paling lambat penerimaan barang yang diminta

* permintaan informasi mengenai syarat pembayaran dan syarat penyerahan yang diminta oleh calon pemasok.

c.      Surat order pembelian (Purchase Order/PO)

Formulir ini berisi keterangan mengenai :

* nama dan alamat pemasok

* nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta

* tanggal paling lambat penerimaan barang yang dipesan

* syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang.

d.      Laporan penerimaan barang

antara lain berisi keterangan mengenai :

* tanggal penerimaan barang

* nomor order pembelian yang bersangkutan

* nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diterima

* catatan hasil pemeriksaan barang misalnya cocok tidaknya barang dengan order, adanya barang yang rusak dan sebagainya.

e.      Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

v Menurut Mulyadi (2001:299-310) catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian barang dagangan adalah :

1.          Register bukti kas keluar (Voucher Register)

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.

2.          Jurnal pembelian

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

3.          Kartu utang

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedur, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.

4.          Kartu persediaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

v Diagram alir untuk proses Pembelian tunai

1.      Bagian Gudang melakukan pengecekan barang.

2.      Bagian Gudang membuat Form Permintaan Barang (FPB) rangkap 2. Form ke-1 diserahkan ke bagian pembelian dan satunya di arsip.

3.      Bagian Pembelian melakukan pencarian harga barang dan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).

4.      SPPH dibuat rangkap 2, yang satu dikirim ke Supplier (pemasok) dan satunya di arsip.

5.      Berdasarkan SPPH, pemasok membuat Surat Penawaran Harga (SPH) rangkap 2. Surat ke-1 dikirim ke bagian pembelian dan satunya disimpan.

6.      Berdasarkan SPH, bagian Pembelian melakukan pencarian harga yang cocok dan membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 3

7.      SOP ke-1 dikirim ke bagian penerimaan, SOP ke-2 dikirim ke Supplier dan sisanya di arsip.

8.      Suplier mengirim Barang dan Surat Penerimaan Barang (SPB) dan diterima oleh bagian penerimaan.

9.      Berdasarkan SOP dan SPB, bagian penerimaan melakukan pengecekan/pengocokan barang yang dikirim. Selanjutnya membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap 2. LPB ke-1 diberikan ke bagian gudang dan satunya di arsip.

10. Bagian gudang mencocokan FPB dengan LPB dan memasukkan datanya ke Kartu Gudang (KG).

v Diagram alir untuk proses Pembelian kredit

1.      Bagian pembelian memesan gabah, kemudian menerbitkan form pemesanan gabah.

2.      Form pemesanan gabah diberikan kepada bagian pemasok , kemudian bagian pemasok memesan gabah dan menghasilkan hasil panen dan nota pembelian.

3.      Hasil panen dan nota pembelian dibikrim ke bagian pembelian, dan bagian pembelian memberikan hasil panen ke bagian gabah dan nota pembelian ke pemimpin.

4.      Bagian gabah membuat laporan penerimaan barang, dan laporan tersebut dibikin 3 bagian, yang pertama diarsip, yang kedua diberikan ke pemimpin dan yang ketiga diberikan ke pemasok dan di arsip oleh pemasok.

5.      Pemimpin memberikan bukti setor kepada pemasok dan satunya diarsip, pemasok mengecek dan menerbitkan surat pelunasan pembayaran yyang pertama diarsip dan yang kedua dikirim ke bagian pembelian.

6.      Bagian pembelian memproses surat pelunansan pembayaran dan membuat laporan yang pertama di arsip dan yang kedua diberikan kepada pemimpin.

7.      Dengan laporan penerimaan barang dan laporan pelunasan pembayaran, pemimpin membuat laporan pembelian dan kemudian di arsip.

v Pembelian dengan syarat pembayaran/Tempo

Yaitu pembelian barang dagangan dengan syarat pembayaran yang disepakatai oleh pembeli dan penjual seperti 2/10, n/30, 5/15,/30 dll.
Arti 2/10, n/30 adalah pembeli akan mendapatkan potongan sebesar 2 % apabila pembeli melakukan pembayaran dalam waktu 10 hari setelah tanggal faktur/transaksi dan apabila pembayaran dilakukan setelah 10 hari tidak mendapatkan potongan. Jatuh tempo pembayaran adalah selama 30 hari.

Contoh :

Tanggal 1/1 Dibeli barang dagangan sebesar Rp.3.000.000,- dengan
syarat 2/10, n/30.

Jurnalnya:
Pesediaan barang dagangan Rp. 3.000.000,-
           Utang Dagang                            Rp. 3.000.000,-.
Jika pembayaran dilakukan pada tanggal 9/1, maka pembeli akan mendapatkan potongan pembelian saat pembayaran yaitu

2% x  Rp. 3.000.000,- = Rp. 60.000,-
dan jurnalnya:
Utang Dagang                                   Rp. 3.000.000,-
           Persediaan Barang Dagangan     Rp. 60.000,-
           Kas                                                       Rp. 2.940.000,-.
Jika pembayaran dilakukan pada tanggal 15/1, maka pembeli tidak mendapatkan potongan karena lebih dari 10 hari. Jurnal saat pembayaran:
Utang Dagang                  Rp. 3.000.000,-
         Kas                                             Rp. 3.000.000,-