Dinar Andriani (15.120.0029)

SISTEM PEMBELIAN

Pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani tanggung jawab untuk mendapatkan kualitas dan kuantitas barang yang tersedia pada waktu yang dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku.

Fungsi pembelian pada umumnya bertanggung jawab untuk :

a.    Menentukan kuantitas barang yang akan di beli secara tepat.

b.    Menentukan waktu penerimaan barang yang tepat.

c.    Menentukan rekanan pemasok barang yang tepat.

Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian yaitu :

• Fungsi Gudang

Bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

• Fungsi Pembelian

Bertanggung jawab untuk memperoleh informasi  mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian pada pemasok yang dipilih.

• Fungsi Penerimaan

Bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

• Fungsi Akuntansi

            Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan uang dan fungsi pencatatan persediaan.

Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut, semua barang yang dipesan akan terjamin penerimaannya dan tercatat dengan baik.

Jenis pembelian ada 2, yaitu :

• Pembelian kredit adalah pembelian yang mendapat fasilitas pembayaran lebih dari satu bulan.
• Pembelian secara tunai yaitu pembelian yang dibayar secara langsung tanpa syarat dengan uang sendiri (cash).

Dokumen yang digunakan dalan pembelian tunai dan kredit :

        1. Surat permintaan pembelian.

Adalah formulir yang diisi oleh fungsi  gudang  atau fungsi pemakaian barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.  Surat  permintaan ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang .

     2. Surat permintaan penawaran harga.

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitive), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

     3. Surat order pembelian.

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. 

Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut :

1)      Surat order pembelian.

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.

2)      Tembusan pengakuan oleh pemasok.

Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirimkan kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order  pembelian , serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.

3)      Tembusan bagi unit peminta barang.

Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang diminta telah dipesan.

4)     Arsip tanggal penerimaan.

Tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.

5)      Arsip pemasok.

Tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari  informasi mengenai pemasok.

6)      Tembusan fungsi penerimaan.

Tembusan ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.

7)      Tembusan fungsi akuntansi .

Tembusan ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

  4. Laporan penerimaan barang.

Dokumen ini di buat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkkan bahwa barang yang di terima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat  order pembelian.

 5. Surat perubahan order.

Terkadang diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian, atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.

 6. Bukti kas keluar.

Dokumen ini di buat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

Catatan akuntansi yang di gunakan dalam transaksi pembelian adalah :

      1. Register bukti kas keluar.

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang di gunakan untuk mencatat transakasi pembelian  adalah register  bukti kas keluar.
       2. Jurnal Pembelian.

Jika dalam pencatatan utang perusahaan mengggunakan account payable procedure, jurnal yang di gunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

      3. Kartu Utang.

Jika dalam pencatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang di gunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.

     4. Kartu persediaan.

Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini di gunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang di beli.

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini :

-          Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

-          Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagi pemasok.

-          Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan  pemilihan pemasok.

-          Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

-          Fungsi penerimaan memeriksa dan menrima barang yang dikirim oleh pemasok.

-          Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.

-          Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.

-          Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

Bukti transaksi yang digunakan meliputi :

      - Permintaan pembelian.

Bukti ini datang dari bagian yang membutuhkan barang, atau dari bagian gudang, tergantung sistem yang berlaku. Misalkan datang dari bagian bagian gudang akan meminta dibelikan barang bila stok barang tertentu digudang sudah mendekati titik pemesanan kembali.

      - Permintaan daftar harga.

Bagian pembelian biasanya secara periodik meminta daftar harga barang-barang kepada pemasok atau calon pemasok. Bila barang yang akan dibeli dalam jumlah yang besar, maka seringkali diadakan prosedur lelang terlebih dahulu.

     - Pesanan/ order pembelian.

Bila pemasok tertentu sudah dapat dipilih, maka bagian pembelian akan menerbitkan pesanan/ order pembelian.

     - Laporan penerimaan barang.

Bila barang yang dipesan datang, bagian penerimaaan barang akan menerima barang, mengecek kuantitas dan kualitas barang, kemudian menerbitkan laporan penerimaaan barang.

     - Faktur dari pemasok.

Bila barang yang dipesan sudah datang, maka biasanya pemasok segera mengirimkan faktur.

     - Voucher utang.

Bila seluruh dokumen diatas sudah lengkap dan benar, kemudian diterbitkan voucher utang. Dokumen ini merupakan surat perintah untuk membayar sejumlah tertentu, kepada pihak tertentu, pada waktu tertentu. Dengan kata lain dokumen ini berfungsi sebagai bukti otorisasi pembayaran uang.

Dibawah ini salah satu contoh flowchart pembelian.