SISTEM
PENGOLAHAN DATA DALAM MELAKUKAN PEMBELIAN
1. PEMBELIAN TUNAI
Adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan
mengeluarkan kas untuk pembayaran barang yang dibeli untuk keperluan aktivitas
perusahaan dan untuk barang persedian dengan pembayaran dilakukan pada saat
terjadinya penyerahan barang dari penjual kepada pembeli atau pada saat
terjadinya transaksi jual beli
Sistem pembelian tunai diabgi menjadi 2 yaitu :
·
Tunai fisik
Pembayaran yang mengunakan alat bayar berupa
uang langsung ,baik uang kertas maupun uang logam,serta perpindahan uang dari
pembeli diterima langsung oleh tangan penjual
·
Tunai non fisik
Pembayaran yang tidak mengunakan
alat bayar berupa uang langsung, sistem ini biasanya mengunakan sistem uang
elektronik (kartu debit) .
Sistem
Pengolahan Data Pembelian Dengan Metode Tunai
1.Tahap Origination
(pengumpulan data)
Data data
yang diperlukan dalam melakukan pembelian secara tunai sebagai berikut :
a. Surat permintaan
pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang
diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi
pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang
tersebut dalam surat tersebut.
b.Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang
yang pengadaannya
tidak bersifat
berulangkali terjadi(tidak repetitif).
c.
Surat order pembelian
Dokumen
ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah ditentukan.
Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan yaitu:
1
Tembusan pengakuan oleh pemasok yang dikirimkan kepada pemasok, dimintakan
tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai
bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan
pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tercantum dalam dokumen
tersebut.
2
Tembusan bagi unit peminta barang
Dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya
telah dipesan.
3
Arsip tanggal penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut
tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan
tindakan penyelidikan jika barang tidak dating pada waktu yang telah
ditetapkan.
4 Arsip pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama
pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
5
Tembusan fungsi penerimaan
Dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang
jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum
dalam dokumen tersebut.
4. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkkan bahwa barang yang
diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas
seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5. Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang
sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan
kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian(substitusi) atau
hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan
menggunakan surat perubahan order pembelian yang dibuat dengan jumlah lembar
tembusan yang sama dan dibagikan kepada pihak yang sama dengan yang menerima
surat order pembelian.
6. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi
pembelian. selain itu berfungsi juga sebagai perintah pengeluaran kas untuk
pembayaran utang kepda pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat
pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai
remmittance advice)
Catatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah sebagai berikut :
a. Register bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan jurnal yg digunakan utk mencatat transaksi pembelian jika
perusahaan menggunakan voucher payable procedure (prosedur voucher hutang).
b. Jurnal Pembelian
Berguna untuk mencatat transaksi pembelian jika perusahaan menggunakan account
payable procedure(prosedur hutang dagang).
c. Buku Pembantu utang
Digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok.
d. Buku Pembantu Persediaan
Digunakan untuk mencatat biaya persediaan yang dibeli oleh perusahaan.
Adapun
data data yg barang yang perlu dicermati sebelum melakukan pembelian meliputi:
a.
List atau daftar barang yang perlu
dibeli
b.
Jumlah atau kuantitas barang yg
akan dibeli
c.
Produk atau Merek tertentu
d.
Jumlah angaran yang dibutuhkan
2. Tahap Input
Dari
data data diatas ,selanjutnya dilakukan proses peninputan atau pengisian
dokumen yang perlukan, yang nantinya akan dicocokan terlebih dahulu dengan
sistem untuk menghindari kesalahan pembelian ,dan mengoptimalkan efisiensi
pembelian.
3. Tahap Proses
Didalam
tahap ini sistem akan mencocokan data yang meliputi :
a. Periotas
dalam pembelian barang
b. Tanggal
Pembelian dan Tanggal kadaluarsa
c. Stock
barang yang masih ada di gudang
d. Anggaran
yang dikeluarkan apakah sesuai dengan jurnal keuangan
Prosedur Pembelian Tunai
Bagian gudang
·
Bagian gudang Memeriksa
stok barang (pada kartu gudang).
·
Bagian gudang membuat
Surat Permintaan Pembelian (SPP) sebanyak 2 lembar, SPP lembar 1 diserahkan ke
bagian pembelian dan SPP lembar 2 diarsip sementara
Bagian
Pembelian
·
Bagian pembelian
membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)
·
SPPH dibuat sebanyak
2 lembar. SPPH lembar 1 diberikan kepada supplier, SPPH lembar 2 diarsip tetap.
·
Jika supplier telah
menjawab penawaran harga yang perusahaan ajukan, maka supplier mengirimkan
Surat Penawaran Harga (SPH)
Bagian Penerimaaan
·
Bagian Penemrimaan menerima
SOP (surat order pembelian) lembar 2 dari bagian pembelian
·
Menerima faktur
barang (FB) dan Surat Jalan Barang (SJB) bersama barang dari supplier
·
Memcocokan SOP lembar
2, FB, SJB dengan barang.
4.
Tahap Output
Didalam tahap
ini akan menampilkan hasil informasi dari proses yang dilakukan atas berupa
surat surat keterangan keuangan yang nantinya akan diserahkan kepada bagian
Keuangan untuk dilakukan pembukuan
5.
Tahap Distribusi
Bagian Keuangan
Setelah menerima SOP lembar 2, LPB lembar 2, SJB dan FB dari
bagian penerimaan barang yang akan diotorisasi, kemudian membuat Surat Tanda
Terima Pembayaran (STTP) sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dikirim ke pemasok
sedangkan STTP lembar 2, SOP lembar 2, LPB (laporan penerimaan barang), SJB dan
FB dikirim ke bagian akuntansi, STTP lembar 3 diarsip.
Bagian Akuntansi
Menerima STTP lembar 2, SOP lembar 2, LPB lembar 2, SJB, FB
dari bagian keuangan yang akan dicocokkan dan selanjutnya melakukan penjurnalan
2. PEMBELIAN KREDIT
Adalah suatu fasilitas keuangan yang memungkinkan seseorang atau
badan usaha untuk meminjam uang untuk membeli produk dan membayarnya kembali
dalam jangka waktu yang ditentukanberdasarkan
persetujuan atau kesepakatan pinjam meminjam antara bank dengan pihak lain yang
mewajibkan pihak peminjam untuk melunasi utangnya setelah jangka waktu tertentu
dengan pemberian bunga. Jika seseorang menggunakan jasa
kredit, maka ia akan dikenakan bunga tagihan.
Sistem
Pengolahan Data Pembelian Dengan Metode Kredit
1.Tahap Origination
(pengumpulan data)
Dalam
tahap ini perlu diperhatikan syarat-syarat yang diberlakukan oleh penjual
barang kepada pembeli, agar nantinya dicapai kesepakatan. Syarat syarat umum
dalam melakukan kredit biasanya meliputi sebagai berikut :
a. Domisili
pembeli
b. Jumlah
minimal pembelian
c. Persekot
awal atau uang muka
d. Angsuran
yang sepakati bersama
e. Bunga
yang diberlakukan
f. Denda
, apabila telat dalam melakukan pembayaran
g. Jaminan
h. Tenggat
waktu
Pastikan untuk membaca seluruh persyaratan kredit sebelum
melakukan pembelian.
2. Tahap Input
Dari data data diatas ,selanjutnya dilakukan proses peninputan
atau pengisian dokumen yang perlukan, yang nantinya akan dicocokan terlebih
dahulu dengan sistem untuk menghindari kesalahan pembelian ,dan mengoptimalkan
efisiensi pembelian.
3.Tahap Proses
Sama halnya dengan proses tunai,
pembelian dengan metode kreditpun perlu diperhatikan hal hal penting agar
nantinya pembelian menjadi lebih efisiensi serta tidak terjadi kelebihan stock
di gudang.
Prosedur Pembelian Kredit
·
Menerima
Order Pembelian rangkap ketiga dari bagian pembelian dan Bukti Pembelian Barang
dari bagian gudang, serta Faktur pemasok kemudian menyesuaikannya.
·
Bagian
administrasi akan menyimpan data-data utang yang timbul akibat pembelian kredit
ke dalam database
·
Jika
sudah waktu jatuh tempo, maka bagian administrasi akan menerima tagihan dari
pemasok.
·
Berdasarkan tagihan dari pemasok dan data-data
utang perusahaan, bagian administrasi melakukan pembayaran kepada pemasok dengan cara
transfer, cek ataupun giro.
·
Jika
pembayaran sudah dilakukan, maka pemasok akan menyerahkan Kwitansi tanda
pembayaran.
·
Berdasarkan Kwitansi tersebut, bagian
administrasi membuat dan mencetak dokumen Tanda Terima dua rangkap diserahkan kepada pemasok.
·
Pemasok
menandatangani kedua rangkap dokumen Tanda Terima tersebut.
·
Tanda Terima rangkap satu disimpan oleh
pemasok dan Tanda Terima rangkap kedua disimpan untuk perusahaan.
4.
Tahap Output
Didalam tahap ini akan menampilkan hasil informasi dari
proses yang dilakukan atas berupa surat surat keterangan keuangan yang nantinya
akan diserahkan kepada bagian Keuangan untuk dilakukan pembukuan
5.
Tahap Distribusi
·
Data-data
utang yang sudah dibayar disimpan dalam database oleh bagian administrasi.
·
Setiap
bulannya bagian administrasi mencetak Laporan Pembelian Tunai dan Kredit, dan
Laporan Saldo Utang.
3.
Pembelian dengan syarat pembayaran/Tempo
Yaitu
pembelian barang dagangan dengan syarat pembayaran yang disepakatai oleh
pembeli dan penjual seperti 2/10, n/30, 5/15,/30 dll.
Arti
2/10, n/30 adalah pembeli akan mendapatkan potongan sebesar 2 % apabila pembeli
melakukan pembayaran dalam waktu 10 hari setelah tanggal faktur/
transaksi dan apabila pembayaran dilakukan setelah 10 hari tidak mendapatkan
potongan.Jatuh tempo pembayaran adalah selama 30 hari.
Prosedur
Pembelian Secara Tempo
a. Bagian
administrasi menerima Order Pembelian rangkap ketiga dari bagian pembelian dan
Bukti Pembelian Barang dari bagian gudang, serta Faktur pemasok kemudian
menyesuaikannya.
b.
Jika pembelian dilakukan secara tunai
bagian administrasi akan melakukan pembayaran secara langsung kepada pemasok.
c. Jika
pembelian dilakukan secara kredit dengan tempo, maka bagian administrasi akan
menyimpan data-data utang yang timbul akibat pembelian kredit ke dalam
database.
d. Jika
sudah waktu jatuh tempo, maka bagian administrasi akan menerima tagihan dari
pemasok.
e. Berdasarkan
tagihan dari pemasok dan data-data utang perusahaan, bagian administrasi
melakukan pembayaran kepada pemasok dengan cara transfer, cek ataupun giro.
f. Jika
pembayaran sudah dilakukan, maka pemasok akan menyerahkan Kwitansi tanda
pembayaran.
g. Berdasarkan
Kwitansi tersebut, bagian administrasi membuat dan mencetak dokumen Tanda
Terima dua rangkap diserahkan kepada pemasok.
h.
Pemasok menandatangani kedua rangkap dokumen Tanda Terima
tersebut.
i. Tanda
Terima rangkap satu disimpan oleh pemasok dan Tanda Terima rangkap kedua
disimpan untuk perusahaan.
j.
Data-data utang yang sudah dibayar
disimpan dalam database oleh bagian administrasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar